Conditions générales d’utilisation

1- Préambule

Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (ci-après « les CGU ») sont applicables à l'utilisation des services professionnels sur le site WEENTIME (ci-après le « Site »), y compris (i) l’application web « app.weentime.com » ; (ii) les applications et sites web disponibles dans un sous-domaine de « weentime.com » ; (iii) toute application mobile « weentime » existante ou future.

Le terme « Services Professionnels » désigne dans la suite les fonctionnalités du Site mises à disposition des sociétés clientes pour la gestion des congés et du temps de travail de leurs employés y compris les absences, les retards, les heures supplémentaires, les sorties du bureau pendant les horaires de travail, les sorties du bureau pour des missions professionnelles, l’activité en télétravail, les informations relatives aux pointages, etc. D’autres fonctionnalités peuvent être ajoutées au Site, sans préavis ni notification aux utilisateurs du Site. Elles seront d’office partie intégrante des Services Professionnels.

Le terme « Client-En-Essai » désigne dans la suite une personne morale ayant fait une inscription sur le Site et qui utilise temporairement les Services Professionnels, à titre d’essai gratuit pendant une période limité dans le temps.

Le terme « Client-Abonné » désigne dans la suite toute personne morale ayant fait une inscription sur le Site, qui, après avoir passé ou non par une période d’essai gratuit, s’est abonnée au Site et utilise les Services Professionnels.

Le Terme « Client » désigne dans la suite indifféremment un Client-Abonné ou un Client-En-Essai.

Toute société, organisation, association ou autre type d’organisme agissant en tant qu’employeur et ayant au moins un employé peut s’inscrire au Site et devenir Client (ou Client-En-Essai). Il s’engage à fournir des informations correctes au sujet de la société et à respecter la règlementation applicable dans son pays, relative au traitement des données personnelles de ses employés.

Le terme « Éditeur » désigne dans la suite la société ITSERV.

Le terme « Partenaire » désigne dans la suite une société partenaire de l’Éditeur du Site et qui fait la promotion du Site et des Services Professionnels. Dans certains cas, le Partenaire peut effectuer la commercialisation des Services Professionnels.

2- Pays du client

Le terme « Pays » désigne dans la suite le pays dans lequel le Client est officiellement établi en tant qu’entité juridiquement constituée. En l’occurrence pour une société, son pays est celui où elle est inscrite au registre de commerce ou son équivalent.

Le Pays est une information importante gérée dans le Site au sujet du Client. En effet : i) Les tarifs d’utilisation des Services Professionnels peuvent varier d’un pays à l’autre ; ii) Certaines promotions sont applicables uniquement dans certains pays ; iii) Certaines règles de gestion relatives aux congés varient d’un pays à l’autre; iv) Les Partenaires peuvent avoir des limitations quant aux pays d’intervention ; etc.

Dès la phase de son inscription sur le Site, le Client renseigne lui-même le Pays. En acceptant les CGU, le Client reconnaît avoir été informé et accepter le fait qu’une fois son inscription au Site effectuée, il lui sera impossible de modifier le Pays.

Les Services Professionnels peuvent tenir en compte ou non, partiellement ou totalement, des spécificités de certains pays qui découlent de la règlementation du travail. L’Éditeur ne fournit aucun engagement quant à la conformité des règles de gestion du Site à la règlementation du travail du Pays. En cas d’écart(s) entre le fonctionnement du Site et la règlementation du travail du Pays, il revient au Client seul de faire le nécessaire de manière externe au Site pour se conformer à ladite règlementation.

3- Utilisateurs, Compte Administrateur et Comptes Employés

Chaque Client dispose d’un compte sur le Site. Ce compte est désigné dans la suite par « Compte Administrateur ».

Le Compte Administrateur permet d’utiliser une partie des Services Professionnels et en particulier de créer et gérer des comptes pour les employés du Client en vue de leur permettre d’utiliser les Services Professionnels. Un compte sur le Site destiné à un employé du Client est désigné dans la suite par « Compte Employé ». La création des Comptes Employés est ainsi faite par le Client en autonomie sans aucune intervention ni contrôle, ni a priori ni a posteriori, ni par l’Éditeur ni par un Partenaire.

Le terme « Compte » désigne dans la suite indifféremment un Compte Administrateur ou un Compte Employé. Le terme « Utilisateur » désigne dans la suite un utilisateur du Site qui utilise un Compte.

Pour se connecter à un Compte, l’Utilisateur dispose d’un « login » et d’un « mot de passe » (désignés dans la suite par Paramètres d’Accès). Le login permet d’identifier le Compte de manière unique. Le mot de passe permet d’authentifier l’utilisateur et constitue un moyen de sécurité.

Chaque Client dispose d’un et un seul Compte Administrateur et peut avoir plusieurs Comptes Employés. Le Compte Administrateur est créé lors de l’inscription du Client au Site. Le Compte Administrateur permet d’avoir accès à des données personnelles des employés du Client et de les modifier. Toutefois, un Compte Administrateur n’a pas accès aux mots de passes des Comptes Employés.

Toute personne disposant des Paramètres d’Accès d’un Compte peut accéder à toutes les informations et fonctionnalités autorisées à ce compte.

L’Utilisateur se doit de garder ses Paramètres d’Accès au Site confidentiels. Le mot de passe ne doit pas être divulgué afin de préserver la sécurité du Compte. Une personne disposant des Paramètres d’Accès d’un Compte peut modifier son mot de passe. Tout accès à l’un des Comptes d’un Client, qu’il soit Compte Administrateur ou Compte Employé, est réputé avoir été effectué par une personne autorisée par le Client. Le Client doit mettre en place ses propres procédures et mesures pour garder confidentielles et protéger les Paramètres d’Accès de ses Comptes.

Les mots de passes sont cryptés dans la base de données du Site.

Le Client peut choisir de déclarer un Compte Employé et de fournir ses Paramètres d’Accès à une personne non-employée chez lui, notamment pour les fonctionnalités destinées au responsable des ressources humaines ou à une assistante, lorsque ces services sont externalisés. Si Le Client fait ce choix, il sera responsable de toute utilisation du Site par les personnes auxquelles il a fourni les Paramètres d’Accès.

4- Services du Site

La finalité du Site consiste à permettre aux Clients de gérer : les congés, les absences, les retards, les sorties de bureau pour des motifs personnels ou professionnels, les heures supplémentaires, les horaires de travail, les informations sur le pointage des employés et leur présence dans les locaux de travail, l’activité en télétravail, les informations administratives des employés. Certains volets parmi ceux susmentionnés sont inclus de base dans tous les abonnements et d’autres sont optionnels. L’Editeur a la liberté de définir et proposer aux clients différentes offres commerciales d’abonnements incluant tout ou partie des volets susmentionnés.

Le Compte Administrateur permet de donner aux Comptes Employés trois niveaux de privilèges : employé normal, assistante, responsable ressources humaines.

Un Compte Employé ayant les privilèges d’un employé normal dispose des fonctions de base pour les différents services. Il peut gérer et/ou consulter ce qui le concerne lui-même : ses propres congés, retards, sorties, missions, absences, télétravail, etc. S’il est responsable sur une équipe, il a accès aux fonctions de validation des demandes de son équipe et certaines autres fonctions utiles pour le suivi de l’activité de celle-ci. Ce niveau de privilège (employé normal) offre aussi une certaine visibilité sur l’activité de la société, par exemple la liste des employés actuellement en congés ou ceux en congé à une date donnée.

Un Compte Employé ayant des privilèges d’une assistante, dispose d’un niveau intermédiaire termes de privilèges. Il offre, en plus des fonctions disponibles pour l’employé normal, des fonctions utiles pour la gestion courante de l’activité, comme le signalement d’absence ou de retard de tout employé de la société, la saisie des congés pour tous, etc.

Un Compte Employé ayant des privilèges d’un responsable ressources humaines, possède le niveau le plus élevé en termes de privilèges. En effet, en plus des fonctions disponibles pour l’assistante (ce qui inclut aussi les fonctions de base des employés), le responsable ressources humaines a accès à la validation des demandes de congé de tous les employés (si la société utilise cela dans le workflow de gestion des congés), au suivi des soldes de congé, à l’imputation des absences, à la conversion des retards et des sorties personnelles en équivalent congés, à la gestion des heures supplémentaires, etc.

Pour utiliser efficacement le Site, un Client (ou Client-En-Essai) doit attribuer le privilège de responsable ressources humaines à au moins l’un des Comptes Employés.

L’Éditeur peut modifier les caractéristiques des Services Professionnels. Les modifications du Site ayant un impact mineur sur les règles de gestions peuvent être apportées par l’Editeur sans préavis. Les modifications majeures font l’objet d’une communication en amont par l’Editeur.

5- Bugs, erreurs et dysfonctionnements

Le Site a été conçu et développé avec des efforts de tests importants de la part de l’Éditeur. Toutefois, il est possible que certaines imperfections, erreurs ou disfonctionnements existent dans le Site. L’Éditeur met en place un service de support et traite les réclamations des Clients. Il apporte des améliorations, des extensions et des corrections de bugs en tenant compte des réclamations ainsi que de sa propre feuille de route d’évolution du produit.

En aucun cas, la responsabilité de l’Éditeur et/ou celles des Partenaires ne peut être engagée suite l’utilisation du Site par des Clients. En particulier, ni l’Éditeur ni les Partenaires ne peuvent être tenus responsables ni redevables, ni à Client ni à des tiers, que ce soit suite à des résultats erronés fournis par le Site, suite à des pertes de données du Client ou d’un tiers, quelle que soit l’ampleur de ces pertes, quelle qu’en soient les causes et quelle qu’en soient les conséquences.

6- Disponibilité et continuité du service

A titre d'information et sans engament de l’Éditeur, il est indiqué que le Site est accessible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, sauf cas de force majeure, cas fortuit ou du fait d'un tiers. S’agissant d’un service professionnel commercial, l’Éditeur met en œuvre des moyens humains et matériels, en interne ou sous-traités, de façon à assurer un bon taux de disponibilité des Services Professionnels dans la limite du possible et du raisonnable.

Les base de données est sauvegardée quotidiennement. En cas de problème majeur au niveau de l’infrastructure d’hébergement entrainant une perte importante des données, une version de la base de données à J-1 sera restaurée par l’Editeur. A titre d’information et sans engament de l’Éditeur, le délai prévu dans la procédure de restauration est estimé à 1 heure dans les conditions normales.

L’Éditeur peut procéder à toute interruption pour la maintenance technique nécessaire au bon fonctionnement du Site et des matériels afférents, pour la mise à jour du Site ou pour toute autre raison. L’Éditeur peut aussi, suspendre, interrompre ou limiter, à tout moment et pour la durée qu’il estime nécessaire, l'accès à tout ou partie des Services Professionnels.

Pour les actions de maintenance planifiée, l’Editeur informe le Client 48 heures à l’avance. La notification est transmise par mail à destination de l’adresse mail du Compte Administrateur. L’Editeur préconise d’introduire dans le futur une amélioration de la communication en amont, à travers un espace de notification dans le Site, accessible à tous les utilisateurs.

L’Éditeur n'est tenu à aucune obligation de résultat concernant l'accessibilité au Site et des Services professionnels, et, n'est en aucun cas responsable des interruptions et des conséquences qui peuvent en découler.

L’Editeur peut proposer une offre optionnelle de services supplémentaires portant sur un accord de niveau de service (SLA : Service Level Agreement). Le cas échéant, un tel accord sera formalisé par un document contractuel séparé, qui aura pour seule finalité la fixation des conditions et modalités relatives au niveau de service (SLA). Il ne peut abroger aucune disposition des présentes CGU, autre que celles indiquées dans le présent chapitre (Disponibilité et continuité des services).

7- Tarifs des Services Professionnels

Certains tarifs relatifs aux Services Professionnels peuvent affichés partiellement sur le Site, y compris dans l’espace public avant l’inscription. Toutefois, l’Éditeur se réserve de modifier les tarifs en toute liberté et sans qu’aucun avis préalable ne soit requis. Les Tarifs peuvent varier d’un pays à l’autre. La monnaie dans laquelle un tarif est défini peut aussi varier d’un pays à l’autre. Le pays pris en considération pour un Client est toujours le Pays.

Lorsqu’un Client paie un abonnement pour une période donnée, les tarifs applicables à cette période d’abonnement sont ceux en vigueur au moment du paiement.

En cas de changement des tarifs par l’Éditeur, le changement n’a pas d’effet sur les périodes d’abonnements déjà payés par le Client. Par contre, pour les futurs renouvellements d’abonnement, les nouveaux tarifs seront appliqués.

8- Abonnements des Clients, paiement et conditions de vente

L’abonnement d’un Client est toujours pour une période limitée dans le temps. Avant la fin de la période d’abonnement, le Client doit renouveler l’abonnement. La période d’abonnement est généralement d’une année. Toutefois, l’Editeur peut proposer, s’il le souhaite, dans un ou plusieurs pays, des formules d’abonnement pour des périodes plus courtes ou plus longues.

Le paiement de l’abonnement se fait toujours à l’avance. Le paiement peut se faire en ligne par carte bancaire. Dans certains pays, le paiement peut aussi être proposé par virement bancaire ou par d’autres moyens de paiement. La liste des cartes bancaires acceptées, ainsi que l’acceptation ou non d’un autre moyen de paiement, dépendent de plusieurs facteurs dont notamment : (i) le Pays du Client ; (ii) le pays à partir duquel l’utilisateur, utilisant la fonction de paiement de l’abonnement, se connecte à internet. L’Editeur peut modifier les moyens de paiement disponibles dans quelques pays ou dans tous les pays, à tout moment, sans qu’aucun avis préalable ne soit requis.

Lorsque le Client procède au paiement par virement bancaire, il doit impérativement mentionner, dans l’ordre de paiement, une référence de paiement fournie au Client par le Site. L’absence ou l’inexactitude de cette référence dans l’ordre de paiement ordonné par le Client peut avoir pour conséquence un retard d’identification du paiement par l’Editeur. Lorsque la référence est indiquée correctement et à partir de l’instant de réception effective de l’argent sur les comptes de l’Editeur, le délai nécessaire pour identifier le Client et activer son abonnement varie généralement entre 02 et 07 jours selon les Pays et selon les circonstances.

En cas de non-renouvellement de l’abonnement dans les délais, les accès aux Comptes du Client seront très restreints, en particulier : (i) les Compte Employés seront momentanément inaccessibles ; (ii) le Compte Administrateur se verra limité aux fonctions requises pour pouvoir renouveler l’abonnement. Pour réactiver l’accès aux Comptes Employés et retrouver toutes les fonctions du Compte Administrateur, le Client doit procéder au paiement requis pour l’abonnement. Lors du renouvellement d’un abonnement, la date de début du nouvel abonnement correspond toujours au lendemain de la date de fin de validité de l’abonnement précédent. Cela est valable même si le Client observe un retard lors du renouvellement d’abonnement et subit une période de restriction sur les fonctions accessibles. Aucun remboursement, ni partiel ni intégral, ne peut être réclamé par le Client pour une période de restriction subie suite à un retard de paiement lors du renouvellement d’abonnement.

Les conditions de ventes sont formalisées dans un document séparé (ci-après « Conditions de Vente »). Les Conditions de Vente peuvent subir des modifications à l’initiative de l’Editeur. La version applicable des Conditions de Vente, pour une période d’abonnement, est celle en vigueur au moment du paiement par le Client. Lorsque le Client procède au paiement en ligne d’un abonnement, il consulte et accepte de manière explicite la version applicable des Conditions de Vente. Tout client, en contact avec les équipes commerciales de l’Editeur ou d’un Partenaire, peut demander à recevoir la version applicable des Conditions de Vente avant de procéder au paiement.

9- Promotions et gratuités

L’Éditeur et les Partenaires peuvent accorder des remises et/ou gratuités. Dans le cas des paiements en ligne, une remise ou gratuité est identifiable par à un code promotion (ci-après « Code-Promo »). Un Code-Promo permet au Client de bénéficier lors du paiement en ligne d’une remise bien déterminée et dont le taux dépend uniquement du Code-Promo.

Un Code-Promo peut être : (i) soit mono-usage destiné à un seul Client pour un seul abonnement ; ou bien (ii) soit multi-utilisations et donc utilisable par plusieurs Clients et/ou le même Client pour le paiement de différents abonnements.

Le Code-Promo peut être utilisable selon le cas dans un seul pays ou dans plusieurs pays.

Le Code-Promo peut avoir une durée limitée dans le temps. En particulier, l’Éditeur se réserve le droit de mettre fin à la validité d’un Code-Promo à tout moment sans qu’un avis préalable ne soit requis.

Le Client ne peut pas cumuler plusieurs Code-Promos lors d’un même paiement. Autrement dit, il ne pas cumuler les remises en utilisant différents Code-Promos.

10- Propriété intellectuelle

10.1. Propriété du Site

Tous les éléments du Site sont et restent la propriété intellectuelle et exclusive d l’Éditeur. Toute reproduction, exploitation, rediffusion ou utilisation des éléments du Site, qu'ils soient textuels, logiciels, visuels ou sonores, est strictement interdite. La marque Weentime, ainsi que le logo figurant sur le Site sont la propriété de l’Éditeur.

10.2. Propriété des informations gérées par les Clients

Les informations gérées par un Client dans le Site sont la propriété de leurs titulaires respectifs.

L’Éditeur met le Site à la disposition des Clients, en tant qu’outil professionnel au même titre que différents autres outils que ces derniers utilisent, notamment pour le suivi de l’activité des employés et/ou la gestion des ressources humaines. Le Client gère lui-même via cet outil à la fois : (i) des informations qui sont sa propre propriété ; et (ii) des informations personnelles de ses employés qui sont la propriété de chaque employé concerné.

L'Utilisateur s'interdit toute action tendant à s'approprier ou tenter de s'approprier indûment toute information, tout contenu des fichiers. L’Utilisateur s’interdit de constituer une base de données de façon non autorisée par l’entreprise qui lui a accordé le Compte sur le Site et qui lui a fourni les Paramètres d’Accès.

11- Données personnelles

Le traitement des données personnelles est effectué dans le Site selon les dispositions prévues dans le document « Politique de Confidentialité » disponible sur le Site et qui constitue une partie intégrante des présentes CGU.

Le Client est responsable de sensibiliser les Utilisateurs auxquels il fournit des Paramètres d’accès, à la nécessité de respecter les CGUs et la Politique de Confidentialité. Le Client est responsable vis-à-vis de l’Editeur et des tiers de toute utilisation du Site et des données personnelles, effectuée avec un Compte rattaché à son abonnement.

12- Modification des CGU

L’Éditeur se réserve le droit, à tout moment, de modifier ou de mettre à jour tout ou partie des CGU et/ou la Politique de Confidentialité. Il est donc conseillé au Client et à l’Utilisateur de se référer régulièrement à la dernière version des CGU disponible en permanence sur le Site. Si une ou plusieurs stipulations des CGU sont tenues pour non valides ou déclarées comme telles en application d'une loi, d'un règlement ou à la suite d'une décision définitive d'une juridiction compétente, elles seront réputées non écrites et les autres stipulations demeureront en vigueur.

13- Responsabilité

Le Client est seul responsable de l'utilisation qu'il fait des résultats obtenus et des conséquences directes ou indirectes de cette utilisation. Il appartient au Client d'en faire un usage conforme à la réglementation en vigueur. En aucun cas, ni l’Éditeur, ni aucun Partenaire ne pourra être tenu pour responsable d'un quelconque dommage, de quelque nature que ce soit, résultant de l'utilisation des informations fournies. Le Client garantit l’Éditeur contre toute demande, réclamation, revendication et/ou recours de toute sorte, résultant de toute violation de ces stipulations. De plus, la responsabilité de l’Éditeur et des Partenaires ne peut être engagée, ni séparément ni en commun, pour retard ou défaillance tenant soit à un cas de force majeure, soit à un évènement échappant à leur contrôle, soit encore du fait du Client ou d’un Utilisateur ou du fait d'un tiers. L’Éditeur ne supporte en aucun cas la responsabilité des informations produites par les Utilisateurs. Il est expressément convenu que la responsabilité de l’Éditeur ne peut être recherchée que pour faute prouvée et pour des dommages directs et prévisibles, exclusivement causés par un manquement de l’Éditeur à ses obligations explicitement prévues dans les CGU à l'exclusion notamment des dommages indirects, des pertes de profit, de chiffre d'affaires, de clients, d’employés, d'informations, préjudice commercial, forclusion dans la production de créances. Si la responsabilité de l’Éditeur était retenue dans l'exécution du présent contrat, le Client ne pourrait prétendre à d'autres indemnités et dommages et intérêts, que (i) le remboursement des règlements qu'il a déjà effectués pour la partie du Service où se révèle une défaillance ou une erreur imputable à l’Éditeur ou (ii) le non-paiement de cette partie du Service.

14- Langue officielle

Seule la version en langue française des CGU fait foi entre les parties et pourra être produite en justice.

15- Relation contractuelle

La relation contractuelle entre l’Éditeur et le Client au titre de l’utilisation des Services professionnels est régie par les CGU.

Il n’y a aucune relation contractuelle entre l’Éditeur et les employés du Client qui utilisent ou non des Comptes. Il n’y a aucune relation contractuelle entre l’Éditeur et les prestataires du Client auxquels le Client fournirait des Comptes.

Le Client est seul vis-à-vis de l’Éditeur au titre de l’utilisation des Services Professionnels par des Utilisateurs utilisant les Comptes rattachés au Client.

16- Loi applicable et juridiction compétente

La règlementation applicable entre le Client et l’Éditeur est la loi tunisienne. Elle s’applique aux présentes CGU et à la Politique de Confidentialité, ainsi qu’à toute relation au titre des Services Professionnels, entre l’Éditeur et le Client quelle que soit son Pays et quels que soient les pays de résidence de ses employés et quelles que soient leurs nationalités et quel que soit le pays à partir duquel se connecte l’utilisateur des Services Professionnels.

Toute difficulté touchant à l’exécution des documents susmentionnés, leur interprétation ou leur validité, sera soumise à la juridiction tunisienne. Le non-respect par le Client, quelle que soit sa localisation, de l'une quelconque des dispositions de l’un de ces documents sera soumis à la juridiction tunisienne.